KALKIM BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Kalkım Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün,  kuruluş,  görev,  yetki  ve  sorumlulukları  ile  çalışma  usul  ve  esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2- Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3- Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen ;
Belediye     : Kalkım Belediyesini,
Başkanlık   : Kalkım Belediye Başkanlığını, Müdürlük  : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel     : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,
Meclis         : Kalkım Belediye Meclisini,
Encümen   : Kalkım Belediye Encümenini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM 
Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat
MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdür,  Meclis-Encümen
Birimi ve Genel Evrak alt birimi ile yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

Bağlılık
MADDE 6- Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği
Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 
Görev, Yetki ve Sorumluluk 

Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7 –
1- Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak,
2-  Konularına  göre  evrak  ve  belgelerin  ayırımını  ve  kaydını  yaparak  imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılması ve aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını, belirli bir düzen içerisinde sağlamak,
3- Müdürlüğün Genel Evrak akışını düzenlemek ve arşivlemek,
4-  Meclis  ve  encümen  kararlarının  alınması  ve  sonuçları  ile  ilgili  sekretarya hizmetlerini yapmak,
5- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren görevleri yapmaktır.

Müdürlük Yetkisi
MADDE 8 – Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393
sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE  9  –  Yazı  İşleri  Müdürlüğü,  Belediye  Başkanınca  verilen  ve  bu
yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10 –
1- Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler
3- Yazı İşleri Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
4- Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
5- Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
6-  Yazı  İşleri  Müdürlüğü  yukarıda  sayılan  görevleri  ve  5393  Sayılı  Kanuna dayanarak  Belediye  Başkanınca  kendisine  verilen  tüm  görevleri  kanunlar  çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
7- Encümen üyesi seçildiği takdirde encümen toplantısına katılır.

Meclis-Encümen Biriminin Görevleri Belediye Meclisi ile İlgili Görevleri 
MADDE 11-
1- Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
2- Meclis toplantı gündemini göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
3- Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak.
4- Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis kâtiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre Belediye Başkanı  tarafından  yeniden  görüşülmek  üzere  meclise  iade  edilmeyen  kararları Kaymakamlık Makamına göndermek ve meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
5- Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı ile ilgili gereği için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirmek.

Belediye Encümeni ile ilgili görevleri
Madde 12-
1-  Belediyemiz  birimlerinin  Belediye  Başkanından  havaleli  konuları  gündem maddesi olarak encümene sunmak.
2- 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
3- Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.
4-  Encümen  toplantısına  katılan  encümen  başkanı  ve  üyelerine  ödenecek  olan huzur hakkı ile ilgili gereği için ilgili İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirmek.